流程构成要素

        一个完整的流程必须包含6个核心要素,即流程输入、流程供应商、流程过程、流程执行者、流程客户、流程输出。

      (1)流程输入。流程输入是流程启动的触发点,是流程运作过程中不可或缺的组成部分。总之,每个流程都必须有明确的输入,这些输入可能是行政指令、会议纪要或者某种特定的信息。

      (2)流程供应商。流程供应商是指提供流程输入物料、信息或其他资源的组织或个人,在日常的流程运作中,供应商可以有一个,也可以有多个。我们在进行流程设计时,一般只需要列出关键供应商即可。

      (3)流程过程。流程过程就是指为了满足流程客户需求所必须进行的相关活动的集合。这些活动对流程输出来讲,是核心的、关键的、不可缺失的、有增值效果的。从流程优化的思路来讲,过程才能为组织创造价值,因此,必须尽量减少一切不必要的非增值环节,提高流程的质量和效率,使流程路径最短、效率最高、价值创造最大。

在一个完整流程的过程中,包含着多项活动,一般而言过程活动是有着严密的逻辑关系的,上一个活动的产出就是下一个活动的输入,这些活动对应着不同的流程角色,因此在进行流程优化时,我们必须明确相关角色在这些流程活动中所承担的责任。

      (4)流程执行者。又称为流程角色,是指具体流程过程活动的实施者,它既包括岗位,也包括部门。在一个跨部门流程中,可能包括多个执行者。流程执行者的识别,与各个部门在流程中所扮演的角色和流程本身的层级划分有着重要关系。

      (5)流程客户。流程客户就是流程输出结果的接受者。流程客户既可以是外部市场客户,也可以是内部组织客户。在设计相关流程时,必须首先明确流程的客户是谁,仔细把握客户的最核心需求,这样设计出的流程才有意义。而要做到这一点其实有时并不是太容易,需要我们认真甄别和思考,才能得出正确的结论。

       在进行流程设计之前,不妨不断地提出相关问题,用以识别流程客户和客户核心需求,比如:

      谁来关心该流程的最终输出结果和效果?

      该流程会对哪些部门的运作造成影响?

      流程设计的最终目的是什么?

      流程的内部客户是谁?外部客户是谁?

      流程的主要客户是谁?次要客户是谁?

      如何衡量流程客户的核心需求?

     (6)流程输出。流程输出就是指流程的最终产出结果。如前文所述,流程输出的可能是有形的产品,也可能是无形的服务,还可能是一份文件或者一项决策,总之,不同流程的输出是不同的。流程的输出是否合格,最终需要由流程客户进行判断,看产出是否与客户需求相吻合。

      另外,在同一个流程中,可能有几种不同的输出,对应着不同的客户需求,这些需求可能会存在一定程度上的矛盾或者冲突。设计流程时应以满足该流程的主要客户的核心需求为主,这样设计出的流程才能达到我们所期望的效果。

      比如,订单交付流程的输出既包括按约定交付周期准时交付订单,同时还要确保产品质量,另外还要进行成本控制,这三个流程输出(交期、质量、成本)之间其实是存在一定的冲突,这就需要在客户订单交付之前对客户的核心需求进行甄别。